Zoom等のweb会議による理事会

この件について、顧問先管理組合を中心に多くのご相談を受けています。特に、先般当ブログでもご紹介した「理事会決議による総会延期」に関し、「そのための理事会を開くことも躊躇している」というご相談です。
普段は、顧問先に提供した助言をすぐにブログにアップすることは避けており、また今回ほど踏み込んだ裁判所の判断予測も書かないのですが、何しろ緊急事態ですから皆様のために頑張りました…ので褒めてください。そして、コロナ禍が収束したら(収束しなくても)顧m(以下略)。

なお、管理規約はマンションごとに異なりますので、ここではいつもどおり標準管理規約を前提に検討します。

1.標準管理規約の規定

第53条1項
理事会の会議は、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、その議事は出席理事の過半数で決する。
2 次条第1項第五号に掲げる事項については、理事の過半数の承諾があるときは、書面又は電磁的方法による決議によることができる。

第53条に関する標準管理規約コメント⑤
理事会に出席できない理事について、インターネット技術によるテレビ会議等での理事会参加や議決権行使を認める旨を、規約において定めることも考えられる。

第52条4項で準用される第43条1項
総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の2週間前(会議の目的が建替え決議又はマンション敷地売却決議であるときは2か月前)までに、会議の日時、場所及び目的を示して組合員に通知を発しなければならない。

これらの条項やコメント(簡単に言えば、国交省による標準管理規約に関する補足説明です。)の文言を素直に読めば、標準管理規約はあくまで「メンバーが一堂に会して直接議論する方法によるリアル会議」を想定しており、「Zoom等を活用したweb会議」は規約の定めがない限り行えない、とも思えます。
もちろん、今後web会議を行いたいという管理組合におかれては、こうした規約の整備を進めておくべきです。
では、規約上明確にweb会議に係る規定がないと、理事会をweb会議で行うことはできないのでしょうか。

2.リアル会議の趣旨
標準管理規約がリアル会議による理事会を想定している趣旨は「理事が対等・公平な立場で現実に意見を交換し、その議論に基づき決議される」という意思決定の「品質」維持にあると解されます。
この点web会議も、少なくともネット環境が安定している状態のZoomであれば上記趣旨にかなった方法であると思われます(以下、web会議はこうした性能を備えていることを前提とします。)。

では、そのようなweb会議であれば、規約に明確な規定がなくとも理事会で採用して良いでしょうか。

3.web会議採用の態様
そもそも「理事会をweb会議で行う」と一口でいっても、その態様は以下のように分けられます。実際、私へのご相談でも以下の両パターンがありました。
①通常の「リアル会議」を行いつつ、web会議による参加も認める「併用型」
②web会議のみの方法で行う「web限定型」
順に検討します。

(1) 併用型
上記のとおり現在のweb会議自体はリアル会議の趣旨を充たし得るといえます。
そして、物理的・技術的にweb会議に参加できない理事はリアル会議に出席すれば足ります。リアル会議にも参加しない理事がいたとしても、そのような理事が(定足数に抵触しない範囲で)存在することは現行規約でも元々予定されています。出席の選択肢を広げる方向の修正であり、これにより制約を受ける理事はいないはずですから、web会議について明確が規定のない現行標準管理規約の下でも、併用型を採用することは可能であると考えます。

※ここで「可能である」とは、緊急事態宣言がなされたという状況を踏まえて、「仮に理事会決議無効確認訴訟が提起されても、裁判所が『手続に瑕疵がない』又は『瑕疵はあるが決議を無効とする重大な瑕疵ではない』と判断すると(桃尾が)予想する」という意味です。形式的には標準管理規約に抵触するであろうこと及び規約の明確化が望ましいことは前述のとおりです。以下も同様です。

(2) web限定型
「web会議もリアル会議の趣旨を充たす」という点からすれば、これも差し支えないでしょうか。
理事全員がweb会議に参加できるのであればそのように言えると思います。ファミレスなどの騒々しく情報管理上の配慮が必要な環境で行うリアル会議よりも、各理事が静かな自宅に居ながらにして行うweb会議の方が適しているとさえいえるでしょう。なお、本筋からは外れますが、この点カラオケボックスは便利です。残念ながら今は多くの店舗は営業を止めているようですが。

問題は、「物理的・技術的にweb会議に参加できない理事がいた場合」です。
この場合にweb限定型を強行すると「規約上の根拠がない方法がとられたことによって、理事会に参加する権利を侵害された理事」が生ずることになりますから、そのような理事会の決議は無効であると判断されるリスクが増すと言わざるを得ません。

では、一人でもweb会議に参加できない理事がいる以上、web限定型は採用できないのでしょうか。平時ならそれも仕方ないかも知れませんが、やはり緊急事態にある中でリアル会議を行うリスクを考えると、話はそう簡単ではないはずです(地域、理事の人数・年齢、マンション内や近隣における会議に適した環境の不存在、といった事情から「理事会程度の規模であっても集まるのはリスキー」と考えても不合理ではないでしょう。)。

そこで「このweb会議に参加できない理事」に対し「リアル会議にできるだけ近づくような権利行使の機会を与える」方法を考えることになります。
最もシンプルな方法は、そのような理事から「理事会をweb会議で行う旨の承諾」を得ることです。もちろん、文書やメールといった形に残る方法で、web会議欠席理事「全員」から取得するべきです。

ただ、この場合ウェブ会議欠席理事はweb会議での議論に参加できませんから、議案に対する意見や賛否の表明は「ア 総会での議決権行使書のように事前に行う」か「イ web会議の後に、その議論を踏まえて行う」ほかありません。

リアル会議の趣旨からすれば、イの方が丁寧であるといえます。理事会における委任状提出・書面による議決権行使は少なくとも文言上明確には認められておらず推奨もされていませんし、web会議欠席理事は「自身の意見・賛否を知ってもらえばいい」だけでなく「他の理事の意見に対する自身の反対意見も踏まえて賛否を決してもらいたい」はずだからです。
とはいえ私は、アを採用したとしても、それによって決議無効を評される可能性は然程高くないのでは、と考えています。当該理事自身がこうした要請を放棄しているといえるからです。

さて、残る問題は「web会議にも参加しないし、web会議を行うことも承諾してくれない理事がいる場合」です。理事会内で意見対立が生じているといった状況では起こり得る事態です。このような場合に、リアル会議の趣旨に近づける方法はあるでしょうか。

私は、上記イの場合の具体的手法の応用によることを考えていますが、さすがに長くなってきたので本日はこの辺で。

新型コロナと総会延期と共用施設使用制限と感染情報開示の可否と根拠と雪かきについて自宅で考えてみた

新型コロナ、ちょっとシャレにならない状況になってきました。
私は感染症に関しては全く詳しくありませんので、家に閉じ込められている間は、子らの相手とスプラトゥーンと仕事の隙間時間に粛々とマンション管理について考えておこうと思います。
とはいえ、ほぼすべての書籍・資料は事務所に置きっ放しなものですから、あくまで「ここ数日で判断しなければならない事項について、ちょっとした参考に」という精度の情報であるとお考えください(コロナのみならず責任からも身を守る姿勢)。

1.総会・理事会の延期
先日の記事でもご紹介したとおりです。
新型コロナによる管理組合の総会延期 - 弁護士・マンション管理士 桃尾俊明のブログ

簡単に結論だけを記すと、こんな感じになります。

ただ、これはあくまで「延期判断に係る理事長個人の責任」の話であり、そのことと「それに伴って管理組合に不都合が生ずること」は別問題です。そして(延期そのものではなく)こうした不都合に起因する理事長個人の責任もまた気になるところだと思います。
この点に関連して、マンション管理センターがこのようなQ&Aを公表しました。
新型コロナウイルス感染拡大における通常総会開催に関する Q&A
https://www.mankan.or.jp/cms-sys/wp-content/uploads/2020/03/20200327-CORONA-QA.pdf

法的に完全な解決が示されているわけではありませんが、少なくともこうした措置を講じておけば、理事会(長)としては、管理組合の内部的関係において「役員としての役目を果たした」と考えて宜しいのではと思います。
仮に、それによって管理組合に対外的問題(例えば管理会社との管理委託契約に係る混乱)が生じたとしても、その責任を理事会(長)に負わせることは酷であって(裁判所もそこまでは認めないと予想します。)、そうした不都合は管理組合(区分所有者)全体で受け止めるべきことではないでしょうか。現在のような異常事態を想定した仕組み・ルールを設けていなかったのは現理事会(長)だけでなく管理組合全体なのですから。

2.共用施設の使用制限(閉鎖・使用時間短縮等)
「マンションの集会室・キッズルーム・ラウンジといった共用施設を閉鎖したり、使用時間を短縮する」という措置を講じている管理組合もあるようです。
確かに、これらの施設は行政から「避けるように」と要請された「密閉空間、密集場所、密接場面という3密環境」にあたり易いものです。
ただ、こうした共用施設の使用方法・権限について定めた規約・細則を備えた管理組合は多いのに対し「閉鎖や使用時間短縮」といった「使用制限」に係る明確なルールを定めている管理組合は然程多くなさそうです。
それでは、このような管理組合では、臨時総会を開いて規約・細則を改正しないと使用制限に踏み切ることはできないのでしょうか。既存のルールの中に、理事長や理事会の決議でこれらを行うことに関し、何か根拠となり得る規定はないでしょうか。
ここから先は「各管理組合の規約・細則次第」という要素が強いので、標準管理規約を前提とします。
住宅:マンション管理について - 国土交通省

まず、「新型コロナウィルスの感染を防ぐ」という目的は個々の住民の生命身体の問題であって、区分所有法第3条が定める「建物並びにその敷地及び附属施設の管理を行う」という管理組合の権限外の事項ではないか、という問題意識はあり得ます。
しかし、例えば「毒物や危険物といった『有害な物質』が共用部分に付着した」という事態が生ずれば、その対応が上記目的に沿っていることにあまり異論はないでしょう。
ウイルスも「建物に付着し、それに触れた者にも移り、そこから感染し得る」もののようですから「有害物質」(と呼んで良いのか厳密には分かりませんが)の一種として「管理組合が相手にすべきもの」と考えて良さそうです。

では、本題である共用施設の使用制限についてはどうでしょうか。
標準管理規約を見渡しても、明確にこの点に言及している条項は見当たりません…が、次の2つが見つかりました。

第21条6項
理事長は、災害等の緊急時においては、総会又は理事会の決議によらずに、敷地及び共用部分等の必要な保存行為を行うことができる。
第54条
理事会は、この規約に別に定めるもののほか、次の各号に掲げる事項を決議する。
十 災害等により総会の開催が困難である場合における応急的な修繕工事の実施等

いずれも理事長又は理事会の判断で行い得るものですから、これらが使えれば「臨時総会を省く」という目的は果たせそうです。順に見てみましょう。

第21条6項は「保存行為」と定めています(同条項の基礎となる区分所有法第26条1項も、敷地及び共用部分等の保存行為の実施は管理者(理事長)の権限であると定めています。)。
共用施設の使用制限は「施設を直す」わけではありませんが、上記例のように「有害物質が付着した~付着した疑いがある~付着する恐れが高い」という場合に、そこに立ち入らないように現場を保全することは十分保存行為にあたり得ると思いますので、共用施設の使用制限をその一態様と考えることも可能であろうと考えます。
同条項に関する「コメント」(簡単に言えば、国交省による標準管理規約に関する補足説明です。上記リンク先参照)も
「災害等の緊急時における必要な保存行為としては、共用部分等を維持するための緊急を要する行為又は共用部分等の損傷・滅失を防止して現状の維持を図るための比較的軽度の行為が該当する。後者の例としては、給水管・排水管の補修、共用部分等の被災箇所の点検、破損箇所の小修繕等が挙げられる。」
と述べているところ、使用制限は「共用施設の清潔な状態を維持する」ものであり「緊急性」もありますし、施設の物理的変更を伴わない軽度な行為であるともいえ、更に「被災箇所の点検・消毒に伴う保全」ともいえそうです。

次に第54条について。「災害等により総会の開催が困難である場合」という条件を付しています。もちろん、現状においても「現実に総会を開催するための工夫」は色々と考えられますから開催不可能ではありませんが、使用制限の趣旨からすれば至急判断する必要があるでしょうから、こうした時間的事情も相まって、やはり「開催が困難である場合」と考えて良いのではないでしょうか。
そして、理事会が行い得る決議事項として、第10号は「応急的な修繕工事の実施等」と述べています。「修繕工事等の実施」ではなく「修繕工事の実施等」であること(「等」が何にかかっているか)に注目です。つまり、ここで想定されている行為は修繕工事に限りません。
この点、同条号に係るコメントも、
「『応急的な修繕工事の実施等』の『等』としては、被災箇所を踏まえた共用部分の使用方法の決定等が該当する。」
と述べていますので、共用施設の使用制限は「共用部分の使用方法の決定」にあたると考えられそうです。

以上のように、明確な規定がない標準管理規約を前提としても、総会決議を経ずに理事会(長)の判断によって使用制限を行うことについて、一応の根拠を見出せるように思います。

もちろん、使用制限を実行する際には、できるだけ住民に与える影響を軽減することが望まれます。具体的には使用制限の予告、使用時間短縮→閉鎖といった段階的措置、人数制限や入替制等の代替的措置の工夫、といったところが考えられます。といっても、今回はなかなかそのような余裕はないかも知れません。各管理組合の実情に応じてご検討ください。

3.感染情報の開示
運悪くマンション内に感染者が生じてしまった場合、管理組合はその情報を住民に知らせることができるでしょうか。これも、上記と同様に「ウイルスが付着した可能性のある共用部分を知らせて注意喚起する(場合によっては立入りを制限する)」という建物の問題であるといえますから、可能であろうと考えます。
当然、プライバシーに配慮する必要がありますし、そもそもそのような事態になれば関係当局による指示・指導もあるはずですから、それに従えば足りるでしょう。

以上は、「総会決議を経ずに使用制限や情報開示を行うことの規約上の根拠の有無」の問題であって「これらを実行するか否か」はまた別の問題です。
共用施設の使用頻度・内容、住民の属性、理事(長)や管理会社の能力といった諸事情を考慮した結果「使用制限や情報開示をするべきではない」という結論に至ることもあり得ます。

そして、こういう事態において全ての組合員が納得する施策など存在しません。他方、その内容によって理事(長)個人が法的責任を負うことも考えにくいといえます。そして何より、この大変な事態を乗り切った後も、皆様のマンションの管理は長く続きます。理事(長)は過剰に思い詰めることなく判断し、また組合員の皆様もその決断を柔軟に受け止めていただきたいと思います。

あ、最後に本日大雪が降ったエリアにお住いで、明日管理人さんに雪かきをやってもらおうとしている方々へ。
管理委託契約上の業務にそれが含まれているか否かは要確認ですよ。

「絶対に満足するマンション購入術」に学ぶ絶対に身につけておきたい情報の選び方

のらえもんさんの新作本(以下「のらえ本」)が出ましたので早速拝見しました。

kosaido-pub.co.jp

シリーズ(?)前作本当に役立つマンション購入術|株式会社廣済堂出版 kosaido publishingと同じくマンション購入初心者にも分かり易く丁寧なアドバイスが満載です。
ネタバレをするわけにはいきませんから詳しい内容には触れずにおきます。ごく一部を挙げると、特に私の取扱い分野であるマンション管理に関する指摘や先般の台風時に起こった「武蔵小杉dis」への疑問については、首がもげるほど頷きました(後者については私も昨年ブログを書きましたので便乗して貼っておきます。)。
宇崎ちゃんが二子玉川と武蔵小杉のタワマンで献血する話ではありません - 弁護士・マンション管理士 桃尾俊明のブログ
同じような話としてはこちらも。
練馬区の都議会議員の先生!見ているなッ! - 弁護士・マンション管理士 桃尾俊明のブログ

「ネタバレを避けるために具体的内容に触れずに感想を書く」のはなかなか難しいのですが、本作に限らずのらえもんさんの著書・ブログ・ツイートには共通点があります。そして、その共通点こそマンション購入に限らず「情報の取捨選択」において非常に重要な点であると思います。

それは「具体的な言葉と数字と計算によって説明されている」ことです。
当たり前のことです。しかし、実は、世の中の多くの情報はそうではありません。

まずはこちらの記事をどうぞ。
なかなか刺激的なタイトルですね。エリート共働き夫婦がタワマンを買うと、五輪後に本当の地獄を見るようです。おーコワ。では、どのような根拠があるのかを順にみてみましょう。

1ページ目は、現在いかに多くのタワマンが供給されているかが紹介されています。数字が挙げられて具体的です。
2ページ目から本題に入ったところ、急に抽象化します。「←」は私のツッコミです。
「タワマンで目立ち始めたのが雨漏りの問題」←タワマンのどの程度の割合で雨漏りが発生したのか?
「・・・経年とともに劣化する。タワマンのとりわけ湾岸エリアはその度合いが通常のマンションなどとは比べものにならないほど激しいのだ。」←「度合い」はどの程度?「比べものにならない」とはどれくらい?
「タワマンで窓枠等から浸水する被害に悩まされている住戸が多いのはこうした要因によるものといわれている。」←「多い」とはどれくらい?
「工期は通常マンションの数倍かかるといわれる。」←何倍?
「一基数千万円程度の負担となる。」←1千万と9千万とでは大違いでは?
「更新工事をする場合、大変な金額となる。」←「大変な金額」はいくらくらい?
「その高額なメンテナンス費用を永遠に負担していくことを覚悟せねばならないのだ。」←「高額」はいくらくらい?
3ページ目も続きます。
「狼狽して売りに出す投資家が増えて価値の下落に拍車をかける。」←どの程度下落する?
「資産価値を保ち続けていくことはますます難しくなっていくだろう。」←どのようなペースで資産価値が落ちていく?
最終4ページ目
「だが、こうして無理を重ねて手にしたタワマンは実は災害に弱く、建物維持コストに膨大な負担を強いられ、いざ売却しようにも同様な住戸が多いだけに価値を保ちづらく、資産性が高くないということが露呈するとどうなるのだろうか。」←前述のとおり「弱い」「膨大な」「多い」「高くない」がいずれも抽象的では?

これに対しのらえ本では「東向きと南向きとの価格差は月額換算するといくらか」まで計算されています(当然、これは「こんなことまで」という趣旨の一例です。より重要なテーマでは、更に緻密な検証がなされています。)。

もちろん、のらえ本に出てくる数字や計算の一部も色々な仮定を積み重ねたものですから、こうした数字全てに普遍性があるわけではありません。
また、文字数の制約があり無償で閲覧できる記事と、有償の新書とでは情報量・質に差があることは当然であり、これのみによって「ネットの無償記事は信用ならない」というつもりは毛頭ありません。私自身も、頻繁にこうした記事を参考にしています(というわけで、上記記事を書かれた牧野さんすみません。)。

しかし、マンション購入のような人生の一大選択の場面においては、その判断を誤った場合の後悔や経済的負担の影響はとても大きなものですから(←自分で言っといて抽象的w)、やはり良質な情報を得ておきたいはずです。
そして、「具体的な言葉と数字と計算」の有無は、「良質か否か」の重要な判断基準の一つ(三つ?)です。

また、こうした情報を得るための金銭的負担や理解するための労力を惜しむべきではありません。例えば、のらえ本は1,000円未満で買えますから、数千万円(←1千万と9千万とでは大違い)のマンションを買うための情報料としては極めて安価といってよいと思います。

このような話は、何もマンション購入に限った話ではありません。
そう、例えば「法的な問題」に直面した際も同様です。無料で閲覧できるネット上の記事を沢山集めるのもよいですが、その場合には「具体的な言葉と数字と計算」(法的問題においては、数字と計算は「条文と理屈」に言い換えられそうです。)で語られているか、に注意してみてください。

そして「桃尾のブログはいつも『初心者向けに分かり易くするため』などと言い訳してボカしているくせに」と気づいたそこの貴方。さっきもお伝えしたとおり、良質な情報は有料なのです…。